Diagnostiquez votre planning!

Diagnostiquez votre planning !

Pourquoi un diagnostic de planning?

Lorsque j’échange avec mes collègues chefs de services, responsables, directeurs ce qui revient le plus souvent dans les discours c’est le manque de temps pour mener à bien l’ensemble de nos missions.

Ce manque de temps peut être une vraie réalité lorsque l’ampleur de la tâche est trop importante pour une seule personne mais il peut aussi venir d’une difficulté à gérer son temps et surtout ses priorités.  Mais pour le savoir, pouvoir repérer précisément où passe notre temps est vraiment fondamental et va permettre de comprendre ce qui ne fonctionne pas et essayer d’y remédier.

Pour cela, je vous propose de vous astreindre à faire ce diagnostic. Le paradoxe c’est que cela va vous réclamer un peu de temps supplémentaire mais je suis convaincue du bien fondé de cet exercice et des bienfaits à moyen et long terme.

Voici donc la démarche qui est très simple : pendant une semaine minimum vous allez méticuleusement consigner ce que vous faites heure par heure (voir minute par minute si vous êtes sur de multiples petites tâches)

Notez absolument tout ce que vous faites et faites cet exercice pendant au moins une semaine.

Vous pouvez faire cet exercice par écrit ( en utilisant des couleurs pour catégoriser les différents éléments (par exemple : réunions, tâches administratives etc…)) mais il existe aussi des applications comme hours qui peuvent rendre l’exercice plus ludique !

Lorsque vous aurez fini cela, vous pourrez visualiser le déroulement de vos journées et l’analyser.

Ainsi vous saurez vraiment la façon dont vous occupez votre temps et vous pourrez voir ce qui pose problème : trop de réunions, trop de temps à traiter des demandes extérieures, trop d’interruptions par des collaborateurs, trop de tâches répétitives etc…

Ensuite il faudra réfléchir à la façon de faire évoluer votre organisation pour optimiser votre temps.

Il serait difficile et réducteur de proposer des solutions dans un article de blog, mais si vous souhaitez aller plus loin et devenir maître de la gestion de votre temps et de vos priorités, l’abonnement Tadasana vous donne accès à des formations et j’aurai le plaisir d’animer la première formation sur ce thème.